엑셀은 아주 강력한 도구다. 그러나 다른 많은 강력한 도구들처럼, 여러 계층의 메뉴와 리본, 여러 대화상자로 어지러운 인터페이스를 보여가고 있다. 원하는 기능을 찾는 과정이 일방 통행로가 많은 신도시에서 목적지를 찾는 과정과 닮았다. 숨겨진 지름길을 모르면 아주 피곤하다. 엑셀에서 이런 지름길은 ‘키보드 단축키’다.
지금부터 키보드에서 손을 뗄 필요도 없이, 빨리 스프레드시트 메뉴를 탐색해 편집, 수정을 할 수 있도록 도와주는 단축키 10개를 소개한다. 엑셀 워크시트의 수식을 한 번에 확인 엑셀은 수식을 적용한 결과를 표시하도록 기본 값이 설정되어 있다. 즉 매출 실적 열(컬럼)은 한 달 동안의 매출 총액으로 끝난다. ‘=SUM(D2....’라는 수식은 숨겨져 있다.
물론 셀을 클릭하면, 해당 셀 값에 사용된 수식을 확인할 수 있다. 리본과 워크시트 사이 수식 입력줄(Formula bar)에 표시된다.
확인해야 할 셀이 많다면 많은 시간이 걸릴 것이다. 그러나 워크시트의 모든 수식을 한 번에 확인할 수 있는 방법이 있다. <Ctrl+`>(키보드의 좌상단 숫자 1 키 왼쪽 옆 기호)를 누를 때마다 수식과 값을 번갈아 표시된다.
이 기능은 스프레드시트를 회계감사 할 때 아주 유용하다. 예를 들어, 입력 값을 바꿨는데 특정 열의 셀이 업데이트 되지 않은 이유를 확인할 수 있다. 누가 수식을 직접 계산한 값으로 대체해 이런 문제가 발생했을 수 있다. 리본의 수식 탭에서도 이를 확인할 수 있을 것이다.
엑셀 셀 주위에 테두리를 빨리 그리는 방법 상자 주변에 테두리를 그리고 싶은 때가 있다. 그런데 엑셀은 정말 많은 테두리 스타일을 제공한다. 두꺼운 테두리, 이중 테두리, 점선 테두리, 대시, 점선 대시, 이중 점선 대시 등등. 색상도 다양하다. 많이 쓰는 색상을 사용할까? 아니면 테마를 사용할까? 이런 고민을 하다, 결국 테두리를 삽입하는 것을 뒤로 미룬다.
또 상자의 4면 모두에 동일한 테두리를 적용할지, 아니면 위와 아래에만 테두리를 적용할지 고민한다. 이런 쓸데없는 고민을 하다 2-3시간을 낭비할 수도 있다. 이런 고민 없이, 훨씬 간단히 테두리를 적용하는 방법이 있다.
셀에서 <Ctrl+Shift+7>을 누르면, 해당 셀에 단순한 테두리가 적용된다. 다른 셀을 선택했을 때 확인할 수 있는 단순한 디자인의 테두리다.
엑셀 셀 주위의 테두리를 빨리 없애는 방법 동료가 다양한 선 스타일, 색상, 방향, 여백 등을 제공하는 수식 셀의 테두리 유혹에 굴복당하고 말았다. 그 결과 워크시트가 몬드리안의 추상화처럼 변했다.
걱정할 필요 없다. <Ctrl+Shirt+->를 누르면 선택한 셀의 테두리를 빨리 없앨 수 있다. 순식간이다.
엑셀의 데이터 열(컬럼)을 쉽게 행(로우)으로 바꾸는 방법 힘들게 레이블을 입력했다. 그런데 ‘열’이 아닌 ‘행’으로 입력했다는 사실을 발견했다. 한 번에 하나씩 잘라 붙여넣기 작업을 해야 할까? 선택하여 붙여넣기(Paste Special)/행/열 바꿈(Transpose) 옵션을 이용해 데이터 열을 90도 뒤집을 수 있다.
먼저 레이블, 또는 행/열 바꿈을 할 데이터 열을 선택한다. 클릭하거나 드래그하면 된다. 그러나 열이 아주 길다면 더 좋은 방법이 있다. 열의 첫 번째 셀을 선택한다. Shift 키를 누른 상태에서 선택한 열의 아래 테두리를 더블 클릭한다. 그러면 아래 방향으로 채워진 셀이 모두 자동 선택된다. 선택한 셀을 복사한 후, 행/열을 바꾼 레이블을 가장 먼저 표시할 가장 왼쪽의 셀을 선택한다.
이제 마법을 부려보자. <Ctrl+Alt+V>(맥OS는 <Command+Control+V>)를 눌러 ‘선택하여 붙여넣기’ 대화상자를 호출한다. 그리고 E를 눌러 행/열 바꿈을 선택한 다음 Enter를 누른다. 소스와 대상 영역이 중복되지 않았다면, 열 데이터가 행 데이터로 바뀔 것이다.
참고로 엑셀은 여기에서 자르기(Cut)가 아닌 복사(Copy) 명령을 사용한다. 열로 배열됐던 원래 데이터를 삭제하고 싶다면, 열의 첫 번째 셀을 선택하고 Shift 키를 길게 누른 상태에서 아래 테두리를 더블 클릭해 전체를 선택한다. 그리고 <Ctrl+Delete>(맥OS는 Delete)를 누르면 셀의 데이터가 삭제된다.
당연히 수평으로 배열된 셀을 수직으로 바꾸는 경우에도 사용할 수 있다. 엑셀에서 현재 행이나 열을 빨리 선택하는 방법
아주 빠른 방법이다. <Shift+Spacebar>를 누르면 하나의 셀 선택이 전체 행 선택으로 확대된다. 비슷하게 <Ctrl+Spacebar>를 누르면 전체 열 선택으로 확대된다 (맥OS는 <Cotrol+Spacebar>다. <Command+Spacebar>는 스포트라이트 검색 단축키다.).
인접한 행의 셀들을 선택하는 경우, <Shift+Spacebar>로 행 모두를 선택할 수 있다. 유사하게 <Ctrl+Spacebar>로 인접한 열을 모두 선택할 수 있다.
Shift와 Ctrl을 동시에 누르면 어떻게 될까? <Ctrl+Shift+Spacebar>는 현재 선택한 셀에 인접한 채워진 셀들이 모두 포함되는 사각형 모양을 선택하는 단축키다.
비어있는 셀이 있는 경우, <Ctrl+Shift+Spacebar>는 전체 시트를 선택한다. 즉 시트 왼쪽 상단 구석의 삼각형을 클릭했을 때와 비슷하다. 그러나 이 경우 A1이 선택되지만, <Ctrl+Shift+Spacebar>는 셀 선택이 바뀌지 않는다.
엑셀 개체의 서식을 바꾸는 방법 엑셀에서 셀, 그림, 차트를 선택, 그 형식을 바꿔야 하는 때가 있다. 그런데 무슨 명령을 사용해야 할까? 이런 명령은 어디에 있을까? 엑셀에는 서식 명령이 너무 많아, 필요한 명령을 찾기 어려울 수 있다.
그러나 이를 위한 ‘단축키’가 있다. 선택한 개체에서 <Ctrl+1>(맥OS는 <Command+1>)을 누르면, 해당되는 서식 대화상자가 열린다. 셀, 셀 그룹, 그림, 심지어 축이나 설명 같은 차트 구성요소 어디에서나 사용할 수 있는 단축키다.
엑셀 서식 작성에 도움을 받는 방법 ‘도움을 찾는 것’은 부끄러운 일이 아니다. 모든 ‘답’을 학습할 필요가 없다. 그러나 ‘답’을 찾을 장소를 알아두면 좋다. 엑셀 서식도 마찬가지이다. 수 많은 함수와 매개 변수를 기억하기란 불가능하다. 다행히 그럴 필요가 없다.
엑셀은 기본적으로 어느 정도 도움을 준다. 예를 들어, 이름 옆에 괄호를 열면 함수 매개 변수가 리스트로 표시된다. 그러나 ‘단서’는 많을 수록 좋다. 엑셀에서 <Ctrl+A>를 누르면 함수 인수(Function Arguments) 대화 상자가 표시된다. 각 매개 변수의 정의를 제공, 서식 구성에 도움을 주는 기능이다.
맥OS의 경우, <Control+A> 단축키로 더 큰 Formula Builder를 호출할 수 있다. 마찬가지로 서식을 구성하고, 한 번에 모든 매개 변수의 정의를 확인할 수 있는 장소다.
엑셀의 복잡하지만 강력한 재무 도구인 AMORLINC를 예로 들자. 각 회계 기의 감가상각액을 반환하는 5-6개의 매개 변수가 있다.
‘=AMORLINC’라고 입력해 수식을 시작하면, 열린 괄호 다음에 cost. date_purchased, first_period, salvage, period, rate, [basis]가 표시된다. 여기서 꺽쇠괄호([ ])는 옵션 매개 변수다. 그런데 무슨 의미일까? <Ctrl+A>를 누르면 first_period에는 숫자가 아닌 날짜를 입력해야 하고, salvage는 자산의 수명이 다 되었을 때의 잔존가치인 것을 알 수 있다.
엑셀에서 빨리 숫자 서식을 바꾸는 방법 하나가 아닌 여러 개의 키보드 단축키다. 그러나 작동 원칙은 동일하다. 모두 키보드 최상단 행에 위치한 키를 사용한다. 마우스를 사용하지 않고 스프레드시트 표시 방법을 바꾸고 싶을 때 아주 유용하다. 다음은 수 서식을 바꾸는 단축키다.
<Ctrl+Shift+~>(맥OS는 <Control+Shift+~>): 일반 서식(셀에 공간이 충분하면 모든 숫자의 자릿수를 표시, 공간이 부족하면 공학용 서식으로 변환)
<Ctrl+Shift+!> (맥OS는 <Control+Shift+!>): 숫자 서식(기본 값은 10.00 같은 소수점 두 자리의 숫자) <Ctrl+Shift+@> (맥OS는 <Control+Shift+@>): 시간 서식(연상 기호: AM이나 PM) <Ctrl+Shift+#> (맥OS는 <Control+Shift+#>): 날짜 서식(연상 기호: 달력의 사선 표시) <Ctrl+Shift+$> (맥OS는 <Control+shift+$>): 통화 서식 <Ctrl+Shift+%> (맥OS는 <Control+Shift+%>): 백분율 서식 <Ctrl+Shift+^> (맥OS는 <Control+Shift+^>): 공학용 서식(연상 기호: 지수가 윗첨자로 표시, 10^2(10의 제곱), 과학적 표기법은 1-10까지의 아주 크거나 작은 숫자를 대표하며 10의 지수로 곱한 값).
맥OS용 엑셀이 윈도우용 액셀처럼 작동하도록 만드는 방법 윈도우 사용자들은 ‘행운아’다. 마우스 없이 Tab을 이용해 버튼과 확인 상자 등 대화 상자의 모든 요소를 탐색해 사용할 수 있기 때문이다. 맥OS에서는 불가능하다. Tab을 누르면 텍스트 입력 필드가 다른 곳으로 이동한다.
더 나아가, Tab을 이용한 입력 필드 이동 동작이 기본값으로 지정되어 있지 않다. 하지만 윈도우처럼 동작하도록 만드는 방법이 있다. 여기에 대한 키보드 단축키도 존재한다. 엑셀 기능은 아니다. 맥OS의 기능이다.
메뉴를 찾아 이를 활성화 시키는 방법부터 설명한다. 애플 메뉴에서 System Preferences > Keyboard를 선택한 다음, Shortcuts 탭과 "Full Keyboard Access"를 누른다. 그리고 "All controls” 옆 버튼을 누르면 된다.
단축키는 <Control+Fn+F7>이다. 맥의 기능 키 설정에 따라 <Control+F7>만 눌러도 되는 경우도 있다.
이제 마우스나 트랙패드를 사용하지 않고 대화 상자를 탐색할 수 있다. 혼동이 되면, <Control+Fn+F7>을 다시 누르면 원래 상태로 돌아간다.
'합산’ 단축키 마지막은 아마 액셀에서 가장 많이 사용하는 기능일 것이다. 열을 가산(합)하는 기능이다.
열의 셀 범위를 지정한 후 <Alt+=> (맥OS는 <Command+Shift+T>)를 누른다. 그러면 엑셀이 해당 범위 아래에 수식을 삽입한다. 예를 들어, B2에서 B20까지의 셀을 선택하면 B21에 =SUM(B20:B20)라는 수식이 입력된다.
한 행의 셀 범위를 선택하면(B2에서 F2) 수평으로 가산이 된다. 즉 G2 셀에 =SUM(B2:F2)라는 수식이 입력된다.
또한 여러 행과 열을 선택해 가산 값을 구할 수 있다. 예를 들어, B2-B20 셀과 C2-C20 셀을 선택한 후 단축키를 적용하면 B21에는 =SUM(B2:B20), C21에는 SUM(C2:C20)라는 수식이 입력된다.
