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IT프로젝트 예산을 관리하는 4가지 방법

등록일: 10.18.2019 16:31:25  |  조회수: 247
프로젝트 관리자(PM)에게 가장 큰 임무는 IT프로젝트를 성공시키는 것이다. 일단, 약속한 기한 내에 주어진 예산으로 요구사항을 수용해 프로젝트를 마무리 하는 것이다. 그 가운데 프로젝트 예산이 초과되면(PM들은 종종 이런 일을 저지른다), 예정된 시간에 맞춰 프로젝트가 끝나고 사용자들의 요구를 충족시켰다 하더라도 성공적이라고 말할 수 없다. 여기 프로젝트 예산 사용을 조절하고 계획대로 유지하며 비용 초과를 방지하기 위한 4가지 전략이 있다.

1. 지속적으로 예산 사용을 확인하라. 
일반적으로 예산 사용에 대해 계획 없이 운영되거나 이를 수정이 불가피한 프로젝트는 실패로 향하고 있다고 할 수 있다. 예산을 얼마나 사용했고 얼마나 남았는지를 점검하면, 예산이 초과되는 사태를 막아줄 것이다. 가령 예산을 50% 초과하는 것보다는 10% 초과할 때 이를 통제해 바로잡는 것이 더 수월하기 때문이다. PM은 예산 사용 현황을 수시로 점검해 예산을 얼마나 사용했고, 앞으로 얼마를 더 사용할 수 있는지를 기억하고 있어야 한다.

2. 정기적으로 인력 투입 현황을 점검하라. 
예산에 딱 맞춰 프로젝트를 진행하려면 지속적으로 예산을 올바르게 운영해야 한다. PM은 인력 투입에 대해서도 똑같이 해야 한다. 사람들이 일하면서 사용하는 비용도 잘 관리해야 하기 때문에 PM은 현재 이 프로젝트에 몇 명이 투입됐고 앞으로 주 단위로 얼마나 더 인력을 투입해야 하는지 파악해야 한다. 이렇게 하면, PM은 남은 프로젝트 기간을 준비할 최적의 인력 자원을 충분히 활용할 수 있는지를 알 수 있다.  정기적으로 인력 자원을 돌아보고 예측하는 것은 프로젝트 예산을 제대로 집행할 수 있도록 해줄 것이다.


3. 프로젝트 팀과 예산 관련 정보를 공유하라.
 
PM뿐 아니라 프로젝트 팀도 예산 사용 현황에 대해 알고 있어야 한다. 비용에 대한 정보를 가지고 있는 부서가 그렇지 않은 부서보다 프로젝트에 대해서도 주인의식을 가지며 더 적극적이다. PM이 예산 현황에 대한 정보를 부서원들과 공유하면, 부서원들 스스로 모호한 예산 사용에 대해 절제하게 된다. 또한 부서원들이 자신들이 업무의 우선순위를 정해 시간을 할애할 수 있도록 해준다.


4. 업무 범위를 정확하게 관리하라. 업무 범위를 정하는데 시간을 끌면, 프로젝트가 연장될 수 있다. 
예상치 못한 업무가 프로젝트에서 갈팡질팡할 수 있으며, 비용을 청구할 추가 업무 시간이 발생하고 프로젝트 예산은 통제 불능 상태가 될 수 있다. PM은 프로젝트를 시작할 당시에 정의한 요구사항에 없는 추가 요구 사항을 어디까지 수용할 지 심사숙고 해서 관리해야 한다. 요구 사항을 변경하면 추가 업무가 생기며 이에 따른 비용이 발생하기 때문이다. 따라서 새로운 예산을 필요해 진다.  


프로젝트 예산은 PM이 주주들 및 관련 부서들과 함께 검토하는 프로젝트 업무의 가장 중요한 부분이다. 프로젝트 예산을 주의 깊게 보는 PM은 주주들과 경영진을 만족시킬 수 있다. 또한 더 나아가 PM 자신의 경력 관리와 프로젝트 성공에도 도움이 될 것이다.

*Jason Westland는 프로젝트 관리 경력 16년을 쌓았으며 ‘프로젝트 관리 라이프 사이클’의 저자다. 현재 프로젝트 관리와 관련한 정보를 제공하는 ‘프로젝트매니저스닷넷(projectmanagers.net)’을 운영하고 있다. 

<출처 : CIO KOREA>



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