2017년 현재, 사람들은 매일 전화기를 사용한다. 스마트폰이던지 또는 사무실 책상 전화이던지 간에, 직장 안팎으로 의사소통을 하기 위해 전화를 사용하고 있다. 하지만 직장에 있을 때, 회사 전화로 업무와 상관없는 통화를 하거나 친구에게 개인적인 문자를 보내는 사이에 고려해야 할 몇 가지 예절 규칙이 있다.
직장에서 전화 사용과 관련해서 문제를 만들고 싶지 않다면, 해야하는 것과 하지 말아야 하는 직장 전화 에티켓을 알아둬야만 한다.
직장에서 전화 에티켓을 다루는 가장 좋은 방법들을 살펴보자. 특히 만일 보수적인 기업에서 일한다면, 모든 직원들이 알아야만 하는 9가지 가장 좋은 요령을 소개한다.
1. 전화기를 눈에 띄지 않는 곳에 둘 것
직장분위기가 결국 얼마나 자유롭게 자신의 전화기를 잘 보이도록 놓아 두는지 결정지을테지만, 대부분의 직원들은 자신의 전화기를 코트나 가방 안에 넣어두고 있어야만 한다. 하지만, 부모인 사람들은 자신들의 전화기를 항상 잘 보이는 곳에 놓아두길 원하기 때문에 책상 위에 두는 것은 괜찮지만, 묵음으로 해 놓도록 해야 할 것이다.
2. 문자는 최소한으로 할 것
요즘 세상에서, 문자는 우리 사회에서 피할 수 없는 당연한 것이다. 우리는 항상 그리고 언제나 문자를 하지만, 누군가가 직장에서 개인 핸드폰을 사용하는 동안에, 그것이 개인적인 문자인지 일과 관련된 문자인지를 알기란 쉽지 않다.
얼마나 많은 문자를 직장에서 할 수 있는가에 대해서는 회사에서 자신의 직책과 자신의 삶에 무슨 일이 있는가에 의해 결정된다. 하지만 일을 안하고 있는 것처럼 보이기 때문에 직장상사에게 항상 문자를 하고 있는 자신의 모습을 보여주고 싶지는 않을 것이다. 어떤 사람들은 개인 전화로 업무를 하지만, 이는 상사와 미리 이야기를 해야 한다. 그래야 상사는 업무용으로 개인 전화를 사용하는지 알게 될 것이다.
3. 개인적인 전화통화는 자리에서 떨어져 할 것
개인적인 전화를 걸거나 받아야만 한다면, 첫 번째 규칙은 자신의 책상에서 떨여져서 통화를 하거나 회의에서 양해를 구하고 나와 통화를 하는 것이다. 만일 회의실이나 책상에서 자리를 비운다면, 가능한 한 통화를 간단히 하는 것이 좋다.
어떤 사람들은 칸만이 없이 큰 사무실에서 일을 하지만, 또 다른 사람들은 자신만의 사무실이나 어느 정도의 사생활을 갖고 있을 수 있다. 가질지도 모른다. 모두로부터 떨어져 있거나 만일 자신만의 사무실이 있다면, 문을 닫고 전화를 받도록 한다. 만일 사무실 안에는 갈 데가 어디에도 없다면, 아예 밖으로 나가거나 로비로 가도록 한다.
4. 목소리를 줄일 것
전화 통화를 할 때, 자주 큰목소리로 소리치는 경향이 있다. 왜냐하면 상대방에게 자신의 목소리가 들리는지 확신할 수가 없어서 목소리가 점점 높아지기 때문이다. 직장에서, 이런 사람이 주변에 있다면 매우 짜증스러울 수 있다.
목소리 톤을 낮추는 것이 가장 중요하다. 또, 전화로 열띤 토론을 피하도록 한다. 그리고 만일 사람들이 소리가 들리는 곳에 있다면, 비밀 내용은 말하지 않도록 한다.
5. 전화 확인하는 것을 들키지 말 것
핸드폰에서 손을 떼는 것은 쉽지 않을지도 모르지만, 일과 관련된 것을 하려는 의도라고 하더라도, 페이스북이나 인스타그램과 같은 앱을 자신의 핸드폰에 깔아놓았다면, 그 앱들을 확인하고 싶을 수 있다.
생산성을 떨어뜨리지 않는 한, 자신의 핸드폰을 매 15분마다 볼 수 있다. 하지만, 회사들은 보통 핸드폰을 업무보다 더 우선시 하는 사람에 눈살을 찌푸리고 못마땅해 할 것이므로, 현명하게 판단을 잘 해야 한다.
6. 벨소리를 묵음으로 해 놓을 것
전화 벨소리는 크고, 짜증나고 대부분의 사람들이 마찬가지로 느낀다. 그래서 전화 벨소리가 울릴 때, 모든 사람들이 자신의 전화를 찾기 시작한다.
직장에서 짜증스럽고 성가시게 전화벨이 울리는 것을 피하기 위한 가장 좋은 방법은 전화 벨소리를 묵음으로 해두는 것이다. 자신의 벨소리를 끄는 것을 잊어버려 자신의 전화가 울리기 시작했다면, 즉시 전화를 꺼야만 한다. 꼭 받아야만 하는 전화라면, 직장에 있고 통화를 할 수 없다는 문자를 재빨리 보내도록 한다.
7. 음성메세지를 스피커폰으로 듣지 말 것
직장 전화나 핸드폰에 확인하고 싶은 음성메세지가 있으면, 스피커폰을 통해 듣고 받아 적고 싶을지도 모른다. 하지만 직장에서, 이는 매우 불쾌한 행동일 수 있고 그 음성메일에 기밀정보를 포함하고 있을 수도 있다.
회사 전화에 헤드셋이 연결되어 있다면, 헤드셋을 사용하도록 한다. 그렇지 않으면 그냥 수화기를 든다. 스피커폰으로 음성메일을 들어서는 안 된다.
8. 회의에 전화기를 들고 들어가지 말 것
어디를 가던지 전화기를 들고 간다면, 주머니나 지갑 안에 숨기는 것이 좋다. 하지만, 가장 중요한 룰은 테이블 위에 전화를 올려놓지 않는 것이다. 특히, 1대1 미팅이나 컨퍼런스 동안에. 회의시간에 전화를 테이블 위에 올려놓고 만지작거린다는 것은 회의실에 있는 다른 모든 사람들에게 집중하고 있지 않다는 것을 나타내는 것이다.
9. 직장에서 블루투스 이어폰 사용을 피할 것
어떤 사람들은 전화를 받고 멀티태스크를 하기 위해 블루투스 헤드셋을 사용하는 것을 좋아하지만, 이런 식으로 이어폰을 사용하는 것에 있어 문제점은 대부분의 사람들이 훨씬 큰 소리로 말하는 경향이 있는 것이다.
보통 블루투스 이어폰을 사용하는 사람들은 더 크게 말해서 주변에 피해를 준다. 사무실에서 그렇게 큰소리로 통화를 해도 되는지를 결정하기 위해 자신의 회사와 얘기를 해야만 한다. 하지만, 블루투스 이어폰을 사용한다면, 자신이 얼마나 큰소리로 얘기하는지를 스스로 자각할 필요가 있다.
